Ohje raportoijille
Viraston koulutusalueen hallinnoijat vastaavat sisällöstä, oikeuksista ja raportoinnista. Lisäoikeudet ovat raportoijalla, joka voi katso ja ladata tietoja koulutusten osallistujista ja suorittajista.
- Hallinnoija voi muokata kategoriaa, lisätä alakategorioita, jakaa oikeuksia, tehdä koulutuksia, nähdä viraston omien koulutusten osallistujien tiedot ja suoritukset sekä yleisiä raportteja eOppivan käytöstä.
- Raportoija saa lisäksi tulostaa oman organisaationsa osallistujalistan (nimi ja suorituspäivä) kaikista valtionhallinnon yhteisistä koulutuksista sekä hakea yksiäätisen käyttäjän suoritustietoja.
- Virastossa pitää tietää kuka näitä oikeuksia tarvitsee eli vastaa koulutuksista ja raportoinnista sisäisesti
- Nykyinen viraston hallinnoija voi antaa lisää hallinnointioikeuksia tai poistaa niitä
- eOppivan ylläpitäjä voi antaa raportoija-roolin viraston hallinto- tai HR-johdon tilauksesta henkilölle, jonka työtehtäviin koulutusten suoritusraportointi kuuluu (tilaus: [email protected])
- eOppiva-tiimillä on ajantasainen lista henkilöistä, joilla on hallinnointi- ja raporttioikeudet.
Raportit eOppivan Moodlen etusivulla
Koulutuskohtaiset raportit
- Hae koulutuksen nimellä ja ryhmittele sähköpostin tai organisaation mukaan, kun haluat tietää kuinka moni teiltä on osallistunut koulutukseen. eOppivassa on vähän eri tasoisia tietoja organisaatioista riippuen mitä tietoja järjestelmään siirtyy käyttäjän kirjautuessa. Kokeile siis erilaisia ryhmittelyvaihtoehtoja.
- HUOM. jos koulutusta ei löydy tästä listasta, siihen ei ole määritelty kurssin suorituksen ehtoja.
Organisaatiokohtaiset raportit
- Organisaation määrittää tällä raportilla sähköpostitunnus.
- Raportti näyttää organisaatiossa opiskellut koulutukset alkaen v. 2018
- HUOM. jos käyttäjä on vaihtanut organisaatiota tai käyttäjätunnus on poistettu hänen suoritustaan ei näy luvuissa
Näin monta eOppivaista eli käyttäjämäärät
- Hae sähköpostitunnuksen perusteella.
- Raportti näyttää eOppivaan kirjautuneet henkilöt viimeisen 6 kk ja 18 kk aikana
- Voit verrata lukua koko henkilöstömääräänne (mitä tietoa Moodlessa ei kuitenkaan ole).
Käyttäjähaku
- Vain raportoijan oikeuksilla voi katsoa käyttäjätietoja yhteisiltä raporteilta.
- Hakea voi vain oman organisaation käyttäjiä (sama sähköpostitunnus). Joissain organisaatioissa kuten ministeriöissä ei tästä syystä voida antaa raportoijan oikeuksia. Olkaa yhteydessä [email protected] niin autamme tietojen kanssa.
- Etsi henkilöä nimen tai sähköpostiosoitteen mukaan.
- Raportti näyttää kaikki henkilön osallistumiset koulutuksiin sekä suoritukset niistä joissa on a) tallennettu kurssin suoritusasetukset b) koulutus suoritettu
Lataa osallistujien tiedot
- Vain raportoijan oikeuksilla voi ladata henkilötietoja.
- Valitse koulutus tai useampi
- Halutessasi rajaa ajanjakso, miltä haluat ladata tiedot.
- Halutessasi ota mukaa käytöstä poistetut tilit, eli myös henkilöt, joiden tunnus on vanhentunut, koska eivät ole kirjautuneet eOppivaan 18 kuukauteen.
- Lataa tiedot Excel-taulukkoon.
- Voit suodattaa tietoja Excelissä tarpeen mukaan.
- Tiedoston sarakkeet, tärkeät korostettu:
- Käyttäjän ID
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Sähköpostin loppuosa (esim. te-toimisto.fi)
- Organisaatio (esim. Pirkanmaan TE-toimisto, jos Virtu välittää tiedon)
- Organisaatioyksikkö (esim. Työllistymisen palvelut, jos Virtu välittää tiedon)
- Jäädytetty (1=tunnus on vanhentunut, 0=tunnus on aktiivinen)
- Ilmoittautumispäivä (koska osallistuja on aloittanut koulutuksen)
- Kurssin ID
- Kurssin nimi
- Suorituspäivä (koska osallistuja on saanut suoritusmerkinnän, jos tämä sarake on tyhjä, koulutusta ei ole vielä suoritettu)
- Aloituspäivä (koska osallistuja on aloittanut esim. lopputestin, joka on suorituksen ehtona)
- Organisaatio (mihin käyttäjäryhmiin osallistuja kuuluu, yleensä sama kuin s-postin loppuosa)
- Kategoria (missä kategoriassa kurssi on eOppivassa, esim. Virkamiesosaaminen / Turvallisuus)
Raportoija käsittelee henkilötietoja
Henkilötietojen käsittelyä on koulutusten osallistujatietojen lukeminen, tallentaminen, muokkaaminen, säilyttäminen, luovuttaminen ja hävittäminen.
- Käsittele henkilötietoja huolellisesti.
- Noudata henkilötietojen käsittelystä annettuja ohjeita.
- Poista tarpeettomat henkilötiedot.
- Käsittele tietoja siten, että sivulliset eivät pääse niihin käsiksi.
- Ilmoita henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä epäilyttävistä tilanteista eteenpäin.
Organisaationne pitää varmistaa, että vain ne henkilöt, joilla on oikeus käsitellä eOppivan osallistumis- ja suoritustietoja voivat ja saavat niin tehdä.
Lisää tietoa saat eOppivan Tietosuojan ABC julkishallinon henkilöstölle -koulutuksesta, eOppivan Moodlen tietosuojaselosteesta sekä organisaationne tietosuojavastaavalta.