eOppiva - Etusivulle Kirjaudu

eOppivan raportointityökalu virastoille

Ohje raportoijille

Viraston koulutusalueen hallinnoijat vastaavat sisällöstä, oikeuksista ja raportoinnista. Lisäoikeudet ovat raportoijalla, joka voi ladata listoja koulutusten osallistujista ja suorittajista.

  • Hallinnoija voi muokata kategoriaa, lisätä alakategorioita, jakaa oikeuksia, tehdä koulutuksia, nähdä viraston omien koulutusten osallistujien tiedot ja suoritukset sekä yleisiä raportteja eOppivan käytöstä.
  • Raportoija saa lisäksi tulostaa oman organisaationsa osallistujalistan (nimi ja suorituspäivä) kaikista valtionhallinnon yhteisistä koulutuksista.
  • Virastossa pitää tietää kuka näitä oikeuksia tarvitsee eli vastaa koulutuksista ja raportoinnista sisäisesti
  • Nykyinen viraston hallinnoija voi antaa lisää hallinnointioikeuksia tai poistaa niitä
  • eOppivan ylläpitäjä voi antaa raportoija-roolin viraston hallinto- tai HR-johdon tilauksesta henkilölle, jonka työtehtäviin koulutusten suoritusraportointi kuuluu (tilaus: [email protected])
  • eOppiva-tiimillä on ajantasainen lista henkilöistä, joilla on hallinnointi- ja raporttioikeudet.

Raportit eOppivan Moodlen etusivulla

Koulutuskohtaiset raportit 

  • Hae koulutuksen nimellä ja ryhmittele sähköpostin mukaan, kun haluat tietää kuinka moni teiltä on osallistunut koulutukseen.
  • HUOM. jos koulutusta ei löydy tästä listasta, siihen ei ole määritelty kurssin suorituksen ehtoja.

Organisaatiokohtaiset raportit 

  • Organisaation määrittää sähköpostitunnus.
  • Hae useampia tai kaikki koulutukset.
  • Tämä raportti on hidas koska louhittavaa tietoa on niin paljon. Odottaessasi pidä kahvitauko, jumppaa tai tee jotain muita työtehtäviä.

Näin monta eOppivaista eli käyttäjämäärät 

  • eOppivaan kirjautuneet henkilöt.
  • Voit verrata lukua koko henkilöstömääräänne (mitä tietoa Moodlessa ei kuitenkaan ole).
  • Hae sähköpostitunnuksen perusteella.

Lataa osallistujien tiedot

  • Vain raportoijan oikeuksilla voi ladata henkilötietoja.
  • Valitse koulutus tai useampi ja lataa tiedot Excel-taulukkoon.
  • Ota mukaa käytöstä poistetut tilit, eli myös henkilöt, joiden tunnus on vanhentunut, koska eivät ole kirjautuneet Moodleen 18 kuukauteen.
  • Voit suodattaa tietoja Excelissä tarpeen mukaan.
  • Organisaation määrittää sähköpostitunnus. Sen tarkempia tietoja ei ole saatavissa. Jos haluatte seurata suorituksia yksikkökohtaisesti, teidän pitää yhdistää eOppivasta saatava suoritusraportti toiseen tiedostoon, jossa on henkilöiden s-postiosoite ja yksikkö.
  • Tiedoston sarakkeet, tärkeät korostettu:
    • Käyttäjän ID
    • Etunimi
    • Sukunimi
    • Sähköpostiosoite
    • Sähköpostin loppuosa
    • Paikkakunta (yleensä Virtu-organisaatio)
    • Jäädytetty (1=tunnus on vanhentunut, 0=tunnus on aktiivinen)
    • Ilmoittautumispäivä (koska osallistuja on aloittanut koulutuksen)
    • Kurssin ID
    • Kurssin nimi
    • Suorituspäivä (koska osallistuja on saanut suoritusmerkinnän, jos tämä sarake on tyhjä, koulutusta ei ole vielä suoritettu)
    • Aloituspäivä (koska osallistuja on aloittanut esim. lopputestin, joka on suorituksen ehtona)
    • Organisaatio (mihin käyttäjäryhmiin osallistuja kuuluu, yleensä sama kuin sähköpostin loppuosa tai paikkakunta)

Raportoija käsittelee henkilötietoja

Henkilötietojen käsittelyä on koulutusten osallistujatietojen lukeminen, tallentaminen, muokkaaminen, säilyttäminen, luovuttaminen ja hävittäminen.

  • Käsittele henkilötietoja huolellisesti.
  • Noudata henkilötietojen käsittelystä annettuja ohjeita.
  • Poista tarpeettomat henkilötiedot.
  • Käsittele tietoja siten, että sivulliset eivät pääse niihin käsiksi.
  • Ilmoita henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä epäilyttävistä tilanteista eteenpäin.

Organisaationne pitää varmistaa, että vain ne henkilöt, joilla on oikeus käsitellä eOppivan osallistumis- ja suoritustietoja voivat ja saavat niin tehdä.

Lisää tietoa saat eOppivan Tietosuojan ABC julkishallinon henkilöstölle -koulutuksesta, eOppivan Moodlen tietosuojaselosteesta sekä organisaationne tietosuojavastaavalta.