Nyt tulee konkreettisia ohjeita ja vinkkejä Miro-työpajojen fasilitointiin kombolla Skype/Teams + Miro. Kokeneemmallekin Miro-käyttäjälle ihan hyvä muistilista.
Huom. Jos et ole käyttänyt Miroa, tämä teksti saattaa näyttäytyä sinulle lähinnä hepreana. Sisältää yksityiskohtaisia työohjeita lisenssikäyttäjän näkökulmasta. Saattaa toimia myös apuna jos lähdet kokeilemaan tai harjoittelemaan Miron käyttöä. Pro-käyttäjät: kommentoikaa ihmeessä ja täydentäkää listaa / laittakaa omat parhaat vinkit jakoon!
- Kiinnitä huomiota siirtymiin! Kun aloitatte työskentelyn Mirossa, ohjaa osallistujia selkeästi, missä vaiheessa he lopettavat Teamsin tai Skypen seuraamisen, ja siirtyvät Miroon. Ennen siirtymää näytä ruudunjaon kautta perustoiminnot Mirossa.
- Kerro selkeästi miten Mirossa pyydetään puheenvuoroa. Laitetaanko chattiin esim. PVP ja oma nimi (huom. nimi ei osallistujilla näy, vrt. Teams / Skype).
- Ohjaa pikaviestintä Miroon (tässä kohtaa osa jengiä kirjoittaa kuitenkin Teamsin viestikenttään, joten toinen fasilitoija, jos sellainen on, voisi pitää silmällä sitäkin).
- Imaise kaikki osallistujat aina samaan paikkaan, kun aloitat uuden jutun briiffaamisen ja kerro että teet niin, ettei osallistujat ihmettele, miksi siirtyivät. Se tapahtuu oikeasta yläkulmasta klikkaamalla omaa naamaasi / nimikirjaimiasi: Bring everyone to me.
- Näytä mistä muiden kursorit piilotetaan. Tämä on oikeasti tärkeä juttu etenkin isoissa työpajoissa! Voi olla muuten osallistujille kaaottinen näkymä. Ja sehän tapahtuu siis oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen takaa: Collaborator’s cursors.
- Muista lukita templatet ja pohjat – silloin voit vapaasti kannustaa osallistujia kokeilemaan kaikkia työkaluja.
- Älä sokaistu työkaluvalikoimasta. Tiedän, kaikkea on ja kaikkea tekisi mieli käyttää. Muista kuitenkin pitää mielessä, että ei ne työkalut vaan tavoitteet. Valitse sellaiset menetelmät, jotka tukevat tavoitteiden saavuttamista ja ovat tarpeeksi helppokäyttöisiä kaikille osallistujille.
- Hyödynnä valmiita pohtia, mutta muokkaa niitä. Ihan kuin pamuilussa yleensäkin, kaikkien työkalujen ja menetelmien muokkaaminen oman projektin tavoitteisiin tekee niistä aina monta kertaa parempia kuin valmiit pohjat.
- Kiinnitä huomiota kieleen. Jos ryhmä on suomenkielinen, on helpompaa, että canvat yms. on myöskin suomeksi. Jos siis käytät valmiita pohjia, suomenna ne.
- Ohjaa verbaalisesti. Suurin osa osallistujista on yhden näytön varassa, eli he eivät voi seurata palaverin kautta miten operoit Mirossa, vaan ovat verbaalisen ohjeistuksesi varassa. Ole selkeä, rauhallinen, kerro mistä mikäkin työkalu löytyy jne. Eli ei näin: Kattokaa, tossa noin! Vaan näin: Taulun oikeassa yläkulmassa klikkaamalla ympyrää, jossa on nimikirjaimesi, löydät…
- Kirjoita kaikki ohjeet myös Miro-Boardille. Silloin osallistujat eivät ole pelkästään verbaalisen tiedon varassa. Yhteydet voivat pätkiä jne. Ihmiset ovat muutenkin erilaisia: toiset eivät jaksa keskittyä kuultuihin ohjeisiin, toiset taas eivät jaksa lukea. Molempi parempi.
- Testatkaa etukäteen osallistujien kanssa, että kaikki pääsevät taululle ilman kirjautumista. Kerro myös miten osallistujat voivat toimia ongelmatilanteissa. Eli mieti tapauskohtaisesti kehen ottaa yhteyttä ja miten jne. Laita ohjeet jo kalenterikutsuun.
- Unohtakaa IE. Kaikki muut selaimet toimii. Joskus yhteydet saattavat jäätyä ja Mirokin jumahtaa, silloin selaimen sulkeminen ja uudelleen aloittaminen yleensä toimivat. Joskus voi joutua käynnistämään koneen uudelleen.
- Kannusta osallistujia koko ajan kertomaan hyvistä oivalluksistaan Miron käytössä. Sillä tavalla olen itsekin oppinut tosi paljon uusia juttuja. Kysele myös miltä työkalujen käyttö heistä tuntuu jne. muita toiveita. Älä kuitenkaan käytä liikaa avoimia kysymyksiä, vaan kerro selkeästi miten haluat osallistujien vastaavan kysymykseesi, esim. Ne kenen mielestä Miron käyttö on helppoa, kirjoittakaa chattiin HEP tms.
- Osallistujanäkymä. Jos operoit tiimi-lisenssillä, sinun näkymäsi on vähän erilainen kuin kirjautumattomien osallistujien. Pidä se mielessä ja testaa välillä osallistuja-näkymää.
- Äänestäminen: Äänestystoiminnon ääntenlasku saattaa kestää ja tulokset latautua hitaasti osalle käyttäjistä. Ota lopputuloksesta ruutukaappaus ja jaa taululle samantien. Silloin se näkyy varmasti kaikille osallistujille ja jää kivasti talteen. Äänestyksistä on muuten paljon vaihtoehtoja; tutki niitä ja mieti mikä sopii parhaiten tilanteeseen.
- Käytä Notesia. Miron tekstityökalut Boardilla eivät ole maailman parhaat, joten ohjeet ja muistiinpanot kannattaa tehdä Notes-työkalulla, joka löytyy oikeasta yläkulmasta.
- Kello on kaveri. Sitä kannattaa käyttää, sillä itsenäisen tehtävän tekemisessä se antaa työrauhan esim. 5 minuutiksi. Älä pelkää hiljaisuutta, vaan anna työrauha. Kun laitat kellon päälle niin lopeta omat horinat.
- Priorisoi. Älä käytä loputtomasti kaikkien yhteistä aikaa yksittäisen käyttäjän teknisten ongelmien ratkomiseen. Hätätapauksessa työskentelyä voi seurata Teamsin kautta (muista siis jakaa näyttösi) ja osallistua verbaalisesti.
- Näytönjaosta: Älä unohda, että se on päällä. Pysy koko ajan Mirossa äläkä poukkoile välillä Teamsiin / Skypeen tai muuallekaan, se jos joku sekoittaa osallistujia. Ja ilmoitukset tietysti kaikista muista ohjelmista pois päältä.
- Lopetus: Kerro taas selkeästi milloin siirrytte Teamsiin / Skypeen ja kauanko taulu säilyy osallistujille muokattavana. Suosittelen, että lukitset sen silloin, kun työskentely loppuu, jolloin se säilyy näkyvillä, mutta kukaan ei pääse näpelöimään yhdessä tuotettuja lopputuloksia.
- Hyödynnä anonymiteettiä. Luo sellainen boardi, jota kaikki pystyy muokkaamaan ilman kirjautumista; silloin työskentely on anonyymia. Jos haluat että kaikki näkee mitä kukakin kirjoittaa niin sitten pitää kirjautua. Tai kirjoittaa oma nimi kommentin perään, mikä on työlästä. Anonyymius on yksi hienoimpia digifasilitoinnin puolia!
- Jaa kokemuksia yksittäisistä työkaluista kollegoiden tai muiden Miro-käyttäjien kanssa (tähän mulla olisi niiiiin paljon sanottavaa, voisin tehdä syväanalyysin jokaisesta yksittäisestä työkalusta, mutta säästytte siltä, koska ei ole aikaa).
- Innosta, kannusta, kiitä, kehu… ja jos kaikki menee pieleen, niin älä lannistu. Ei kenellekään vielä ole vuosien kokemusta Miron käytöstä tai digitaalisten työpajojen vetämistä. Tai no, ei ainakaan kovin monella. Opetellaan siis yhdessä ja ollaan armollisia, jos ei ykkösellä mene maaliin. Jos itse mokailet, kerro se rehellisesti – se voi joskus osallistujille olla ihan lohdullistakin, että kyllä tässä kymmenienkin Miro-työpajojen jälkeen vielä itsekin välillä kompuroi työkalun kanssa.
- Varaudu siihen, että mitä vaan voi tapahtua. Älä hätkähdä edes sitä, jos joku vahingossa dellaa koko canvan (silloin olet tosin itse unohtanut lukita sen…). Sitten vaan tyynen viileästi kerrot, että HOLD YOUR HORSES, parit UNDO:t ja alusta uudelleen.
Yleisesti ottaen digityöpajoissa fasilitointia koskevat ihan samat asiat kuin kasvotustenkin toteutetuissa: ihmisten tasavertainen osallistuminen, tavoitteellinen työskentely, ryhmädynamiikka jne. Niistä olemmekin kirjoittaneet jo aikaisemmin.
Tustustu myös AuroraAI -työskentelyyn, jossa käytimme mm. Miroa.
