Yhteiskehittäminen on työtapana tehokas ja antoisa etenkin silloin kun työskentelyä tukevat työkalut ja tilat ovat kohdallaan. Tässä kirjoituksessa avaan omia havaintojani ja kokemuksiani yhteiskehittämiseen soveltuvista ja soveltumattomista tiloista sekä kerron, miten täydellinen työpajatila syntyy.
Ensimmäisen vuoteni eOppivassa kuljin kuin kaupparatsu ympäri valtionhallintoa oppimissingon eli putkilon, canvojen, kalvojen, magneettien, tussien, post-it-lappujen, tietokoneen, erilaisten liitäntäpäiden ja muiden tilpehöörien kanssa vain todetakseni, että suurin osa kokemistani valtionhallinnon tiloista ei ollenkaan soveltunut työpajatyöskentelyyn tai yhteiskehittämiseen. Eikä ihme, sillä tilat oli suunniteltu palavereja varten.
Eri virastojen ja organisaatioiden koluaminen oli toisaalta hyvä oppimiskokemus valtionhallinnon ulkopuolelta tulevalle: on helpompi kuvitella koko organisaatio kun näkee miten ja millaisissa tiloissa se konkreettisesti toimii. Toisaalta: kun olet nähnyt yhden valtionhallinnon neukkarin, olet nähnyt ne kaikki. Neukkari on neukkari vaikka sen voissa paistaisi, ei se siitä post-it-lapuilla yhteiskehittämistilaksi muutu.
Miksi tilalla on väliä?
Tila vaikuttaa tunnelmaan, työskentelytapoihin ja ryhmädynamiikkaan. Näkyvien vaikutusten lisäksi omat havaintoni ja kokemukseni osoittavat, että tilalla on paljon myös alitajuisia merkityksiä mm. motivaatioon, työskentelytehoon ja omaan mielenmaisemaan.
Jos ns. pehmeät hyödyt eivät resonoi, heitänpä kehiin vielä vähän kovemman väitteen: työpajojen tehokkuus, laatu ja tuotantojen läpimenoaika nousevat kaikki merkittävästi kun on niihin suunnitellut tilat. Samaan aikaan työn kuormittavuus, sekoilu ja sähläys vähenevät. Lisäksi säästyy aikaa, rahaa ja hermoja.
Omalta osaltani voin jo nyt muutaman kuukauden käyttökokemuksen jälkeen todeta, että meidän uusi työpajatilamme maksaa itsensä takaisin jo pelkästään säästetyssä ajassa. Kun kaikki tykötarpeet ovat valmiina, ei työpajan fyysiseen valmisteluun, purkamiseen ja matkoihin tarvitse käyttää aikaa eikä rahaa. Usein vieraassa paikassa pääsimme tilaan vasta samaan aikaan kuin koko muukin työryhmä, ja silloin työpajan sekä konkreettinen että henkinen valmistelu oli jo auttamatta liian myöhäistä.
Nukkekodin kalusteita ja muita yhteiskehittämistilojen erikoispiirteitä
Valtionhallinnon tilojen lisäksi olen kolunnut melko paljon myös ydinkeskustan co-work-tiloja. Tässä havaintojani:
- Kuka aikuinen ihminen pystyy istumaan (saatika luomaan jotain uutta) fatboyssa enemmän kuin 2 minuuttia ilman että selkä on ihan rikkipoikkipuhki?
- Kuka oikeasti nauttii niistä pienistä huojuvista tarjotintuoli&pöytä-yhdistelmistä, johon ei koneen lisäksi mahdu edes kahvikuppia saatika sitten kynää ja paperia?
- Entäpä sitten nämä trendikkäät pystysuuntaiset whiteboard-taulut, jotka näyttävät hienolta, mutta joihin ei tussi tartu ja piirtopinta-alaa on about yhden aakolmosen verran (ellet sitten halua kontata pitkin lattiaa peppu pystyssä kirjoittamassa sinne alareunaan). Ainiin ja post-it-laput sitten tippuu niistä myöskin, joten turha vaivautua edes laittamaan. Magneeteista puhumattakaan.
- Isot ikkunapinta-alat ovat kivoja, mutta melko epäkäytännöllisiä silloin kun tarvittaisiin paljon seinäpinta-alaa johon piirtää ja kirjoittaa tai täytellä canvoja.
Iso pöytä ja paljon whiteboard-seiniä
Ideointiin ja yhteiskehittämiseen tarvitaan paljon tyhjää whiteboardia. Ja kun sanon paljon, todella tarkoitan paljon. En yhtä tai kahta, vaan mielellään muutama seinällinen. Ja juuri sellaisen toteutimme HAUS kehittämiskeskuksen tiloihin: kaksi kiskollista whiteboardia niin ettei kaikkea tarvitse aina putsasta pois vaan projekteja ja töitä voi myös sujuvasti jatkaa siitä, mihin viime kerralla jäi.
Meidän toiveemme tilamme osalta toteutti Visual Concept, jolla oli asenne kohdillaan alusta alkaen: heidän mielestä kaikki oli mahdollista ja mikään ei ollut mahdotonta. Me saimme juuri niin ison pöydän kun toivoimme, ja mikä parasta, sekin on whiteboardia ja siihen voi piirtää ja kirjoitella muistiinpanoja. Sen ympärillä pääasiassa seisotaan (joskus toki istutaankin), mutta jotta “virtaus olisi vapaa” ja ajatukset kulkevat, on kehonkin hyvä vähän liikkua pelkän istumisen sijaan.
Asiakkaat kehuvat, me rakastamme
Työpajatilamme on ollut nyt käytössä muutaman kuukauden, ja siellä on vedetty työpajoja joka viikko useampana päivänä. Lisäksi se on tiimimme tilannehuone, jossa on tauluilla näkyvillä sprinttien suunnittelu, päivittäiset työtehtävät sekä tuotantojen ja oppimisen arviointi. Tila tukee sekä tuotantoprosessiamme, sprinttityöskentelyä että leania sisällöntuotantoa. Visuaalinen ohjaus auttaa viestinnässä, työn hallinnassa ja priorisoinnissa.
Asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme ovat tykänneet ja kehuneet, me itse rakastamme. Ja mikä parasta: kun meillä oli esimerkiksi oppimismuotoiluilta, senkus avasimme lasiseinän ja tadaa, aula palveli taas yhtenä isona tilana, jonne mahtui 80 ihmistä.
Matka valmiiseen työpajatilaan ei ollut ihan helppo. Totta puhuakseni se oli 1,5 vuoden perustelu ja jankkaus siitä, miksi ko. tila tarvitaan ja miksi sen toteuttaminen ei ole lainkaan mahdotonta. Minulle tila on myös tärkeä muistutus siitä, että ei kannata luovuttaa, vaikka kaikki muut eivät vielä ekalla, tokalla tai kolmannellakaan kerralla näe omaa visiotasi tai sen hyötyjä. Eikä kannata luovuttaa edes silloin, kun eteesi maalaillaan kaikki maailman esteet. Asioihin kun voi suhtautua joko esteiden tai mahdollisuuksien kautta.
Kaikki huolenaiheet siitä, että happi loppuu (no hei avataan ikkuna, sitten ei lopu), näyttää kamalalta (no näyttää just siltä miltä työpaikoilla pitäisikin näyttää; siellä tehdään töitä), aulan arkkitehtuuri menee pilalle (siitä tuli entistä hienompi ja saatiin neliöt tehokäyttöön), äänet kuuluu läpi (juu niin ne saattaa joskus vähän kuuluakin, mutta so what, ei siellä kuitenkaan valtionsalaisuuksia käsitellä vaikka valtiolla ollaankin! Me lisäämme avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ihan konkreettisestikin) ja kaikki muut esteet, mitä en tässä viitsi edes luetella, on yksi kerrallaan taklattu.
Yhteiskehittämiseen perustuvassa työskentelyssä siihen soveltuvaan tilaan kannattaa todella satsata. Lupaan, että se maksaa itsensä takaisin monella tapaa. Omassa tilassa yhteiskehittämisen manifestimme toteuttaminenkin on helpompaa: kun et ole toisilla kylässä, on helpompi sanoa, että työpajoissamme eivät hierarkiat päde ja tittelitkin voidaan heittää roskikseen.
Miten täydellinen työpajatila syntyy
Sitten vielä lupaamani vinkit / tarvikelista täydellisen työpajatilan tekemiseen:
- Useita metrejä whiteboardia
- Tusseja, joista jää jälki ja jotka näkyy kuvissa. Sekä paksuja että ohuempia.
- Iso yhteinen pöytä, jonka ympärillä pääasiassa seistään ja kohdataan toiset ihmiset melko intiimiltä etäisyydeltä
- Yhteiskehittämistä tukevia canvoja ja templateja, joita käytetään kalvojen kanssa: säästetään luontoa ja rahaa ja pyritään pois kertakäyttökulttuurista
- Visual Conceptin erivärisiä staattisia muistiappuja, jotka liukuvat täydellisesti kalvojen päällä eivätkä tippuile kuten tavalliset post-it laput
- Paljon magneetteja
- Muotoilupelejä, kortteja & muita luovuutta virittäviä menetelmätyökaluja
- Musavehkeet tai vähintäänkin kajarit (musiikilla luo helposti haluamansa tunnelman)
- Tarpeeksi iso näyttö, joka ei kuitenkaan liiaksi dominoi tilaa
- Arkkitehdin laatikosto canvoille… (tätä meillä ei vielä ole, mutta jos jollain löytyy käytetty ylimääräinen niin vinkatkaa, please!)
Ja hei, jos matkan varrella olikin monia, jotka eivät tähän tilavisioon ja -tarpeeseen uskoneet, niin oli myös niitä, jotka näkivät ja kokivat saman kuin minä. Elivät ja hengittivät asiassa mukana alusta loppuun. Kiitos Petteri ja koko eOppiva-tiimi, ilman yhteistä visiota, sinnikästä jankkaamista ja ennen kaikkea hullunhauskaa tilahaaveilua ei Hattarasta koskaan olisi tullut yhtä täydellistä kuin se nyt on.
Ja löytyihän se lopulta sellainen johtajakin, joka uskoi asiaan: kiitos Kyösti.
Saara Saarinen (TaM, AmO, Medianomi AMK) on eOppivan oppimis/palvelumuotoilija, joka innostuu oppimisen lisäksi visualisoinnista, yhteisöllisestä designista ja kaiken uuden ideoimisesta ja kokeilemisesta. Jos sua kiinnostaa samat asiat niin verkostoidutaan!
