Luin jokin aika sitten (27.9.2017) Hesarin verkkosivuilta jutun kiireen vaikutuksesta työelämään. Siinä toimittaja Päivi Ala-Risku kiteytti Vaasan yliopiston johtamisen professori Riitta Viitalan, yliopistotutkija Niina Koivusen ja tutkija Anne Sorosen havaintoja. Jutussa oli nostettu esille esimerkki uuden ravintolan käyntikokemuksesta, jossa ruoan lisäksi kävijät arvioivat myös henkilökunnan työskentelyä – ja tässä tapauksessa erityisesti sitä, kuinka hukassa uutta työtä opetteleva henkilöstö oli ollut. Vaikka jutun ydin olikin ajan arvostuksen puute ja kiireen vaikutus ylipäätään työn tekemiseen, herätti se minut pohtimaan, mitä itseasiassa tehdään silloin, kun perehdytetään (tai jätetään perehdyttämättä) uusi henkilö työhön ja organisaatioon?
Perehdyttäminen
Perehdyttäminen uuteen työtehtävään tuntuu aika itsestään selvältä asialta. Varmaankin jokaisesta valtionhallinnon organisaatiosta löytyy jokin kuvaus perehdytysprosessista, jossa yleisperehdytyksen eli palvelussuhteeseen liittyvät käytännön asiat hoitaa yleensä HR ja lähiperehdytyksestä vastaa esimies yhdessä lähityöyhteisön kanssa. Homma on siis hoidossa, vai onko? Toki työtehtävästä riippuen työn suorittamisen tavan ja yksityiskohtien oppimisella on hyvin erilainen merkitys ja kyse voi olla niinkin tärkeästä asiasta kuin työturvallisuus. Onko näkökulma kuitenkaan riittävän laaja, jos perehdyttäminen keskittyy kapeasti vain talon sisäisiin hallinnollisiin ja käytännöllisiin asioihin, kuten ”tässä on toimistotarvikkeet, tuolla on ruokala”-tyyppisiin opastamisiin, sekä työntekijän tehtäväkuvaan ja työturvallisuuteen kuuluviin asioihin? Voisiko perehdytystä tarkastella hieman laajemmasta näkökulmasta?
Jos ja kun näin halutaan tehdä, niin prosessiin pitää varata riittävästi aikaa. Näkisin, että puoli vuotta on tässä lyhyt aika etenkin, jos työntekijä on vakinainen. Toisaalta jos perehdyttäminen nähdään henkilön organisaatiossa tapahtuvan oppimisen käynnistämisenä eikä irrallisena prosessina, niin siihen käytetty aika näyttäytyykin ihan eri valossa. Verkko-oppimisella voidaan myös tukea perehdytystä, kun se toteutetaan mielekkäällä ja mielenkiintoisella tavalla. Yleiset ja kaikille yhteiset asiat voi opiskella verkossa missä ja milloin itselle parhaiten sopii, jolloin työyhteisön jäsenten kanssa tapahtuvalle perehtymiselle jää paremmin aikaa. Itseasiassa tiettyjen kaikille yhteisten osioiden toteuttaminen verkon välityksellä mahdollistaa virastossa perehdyttämiseen käytetyn työajan suuntaamista sellaisiin viraston omiin asioihin, kuten sisäisiin toimintatapoihin, prosesseihin ja pelisääntöihin, joita on tärkeää käydä yhdessä läpi uuden työntekijän kanssa. Toisaalta rakentamalla perehdytys sekä itsenäisesti että ohjatusti opittavien osioiden varaan, luodaan uusien henkilöiden kanssa heti pohjaa myös itseohjautuvalle toimintatavalle. Onneksi tähän ajatukseen on jo herätty ja valtion yhteiseen verkko-oppimisympäristöön eOppivaan tullaan toteuttamaan koko valtionhallinnolle yhteinen yleisperehdytyksen sisältö Valtiopassi.
Kun henkilöä perehdytetään omaan organisaatioon, sen toimintatapoihin ja kulttuuriin, olisi hyvä ottaa huomioon laajemminkin se toimintaympäristö, missä työskentely ja siihen liittyvä vuorovaikutus tapahtuu. Sen ymmärtäminen auttaa työtehtävien hoitamisessa ja luo samalla myös sitä kuuluisaa työnantajakuvaa niin talon sisällä kuin ulkopuolellakin. Verkostot rakentuvat, jos perehtymiseen sisältyy esimerkiksi sidosryhmävierailuja tai lyhyempiaikaista työskentelyä muussa organisaatiossa. Kun hahmottaa kokonaisuuden, missä toimii, on oman tehtävän ja roolin merkitys sen osana helpompi sisäistää.
Perehdyttämisen edetessä esimiehellä on mahdollisuus päästä paremmin sisälle, mitä työntekijä todella osaa. Perehdyttäminen toimii siten tulevaisuuden osaamistarpeiden tunnistamisen välineenä. Siinä saadun tiedon pohjalta voidaan yhdessä miettiä seuraavan osaamiskeskustelun – tai millä nimellä tuota vuosittaista keskustelua halutaankin kutsua – sisältöä, tehdä työntekijän yksilöllisen kehitystarpeen arviointia ja ohjata häntä oppimaan lisää. Yksin ei virastoissa tarvitse näidenkään asioiden kehittämisessä uurastaa, sillä tähän löytyy valtion organisaatioille suunnattua tukea valtion konsernipalveluja tuottavien tahojen (HAUS, Valtiokonttori, Palkeet) kautta.
Esimiestyössä perehdyttäminen on osa toimintaedellytysten luomista ja niiden vahvistamista. Viraston HR voi toimia tukena huolehtimalla prosessin etenemisestä sekä tarjoamalla käyttöön perehdytyksessä tarvittavia työkaluja. HR:n ja henkilöstön kehittäjien vastuulla on perehdytysprosessi, sen kehittäminen ja sen onnistumisen arviointi. Erilaisten perehdytyssuunnitelma –lomakkeiden ja muistilistojen käyttö on ihan hyvä juttu, kunhan niistä ei tule itsetarkoitus. Fokus ei saa olla pelkästään teknisissä seikoissa, vaan pitäisi pystyä arvioimaan myös perehdytyksen vaikuttavuutta. Perehdytykseen osallistuvilta on aika-ajoin hyvä kysyä, miten homma sujuu ja kehittää prosessia ja sen sisältöjä saadun palautteen pohjalta. Hyvän perehdytyksen tavoitteena on, että työntekijä ja esimies kokevat, että rekrytointi on ollut molemmin puolin onnistunut. Voidaan yhdessä todeta, että työntekijän aikaansaavuus on hyvällä tolalla ja työn tulosten laatu kohdallaan. Asiakkaat näkevät sen hyvänä palveluna ja työnantaja näyttäytyy houkuttelevana muillekin.
Perehtyjän oma aktiivisuus
Eipä kannata unohtaa perehdytettävän omaakaan aktiivisuutta. Kun edellä esitetyt toimintaedellytykset on saatettu kuntoon, niin missään ei kai ole kielletty sitä, että sopii itse oman työn haltuun ottamista tukevia keskusteluja niin työyhteisön sisällä kuin sen ulkopuolellakin olevien ihmisten kanssa. Samalla verkostot vahvistuvat ja oma ymmärrys toimintaympäristöstä kasvaa.
Hyvin hoidettu perehdyttäminen viestii työntekijälle, että hän on arvokas ja arvostettu työyhteisön jäsen. Kun perehdyttämiseen panostetaan, viestii se myös siitä, että työntekijän halutaan sitoutuvan sekä työhön että yhteisöön, jos nyt ei ihan loppuiäksi, niin kuitenkin vähän pidemmäksi aikaa. Mikä olisi sen parempi tapa toivottaa tervetulleeksi työyhteisöön. Toisaalta, jos perehdyttämiseen ei panosteta, niin eikö se ole vähän sama asia, kuin sanottaisiin, että ”kiva kun kävit ja tervemenoa muualle”.
eOppivassa panostetaan tulevaisuudessa myös digitaaliseen perehdyttämiseen, sillä uskomme että osa perehdyttämistyöstä voidaan tehdä laadukkaasti myös verkossa.
